Klachtenregeling Integriteitscommissie ministerie van Justitie en Veiligheid

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1

1. Iedereen kan bij de Integriteitscommissie ministerie van Justitie en Veiligheid (hierna: ICJenV) een klacht indienen over de manier waarop de ICJenV zich tegen hem of haar heeft gedragen bij de behandeling van een melding over een integriteitsschending of misstand.
2. Het gedrag van mensen die werken onder de verantwoordelijkheid of in opdracht van de ICJenV, wordt gezien als een gedraging van de ICJenV.
3. De klager en degene over wiens gedrag de klacht gaat, kunnen zich in een klachtprocedure laten bijstaan door een derde persoon of zich door een gemachtigde laten vertegenwoordigen. Als een van de bij een klacht betrokken mensen zich laat vertegenwoordigen door een gemachtigde, vraagt de ICJenV een schriftelijke bevestiging van deze machtiging.
4. Onder een klacht wordt niet verstaan:
   – een verwijt of bezwaar over een beslissing die de ICJenV heeft genomen bij het in behandeling nemen van een melding over een integriteitsschendig of misstand;
   – een verwijt of bezwaar over een beslissing die de ICJenV heeft genomen over de vraag of er aanleiding is voor een nader onderzoek naar een melding over een integriteitsschending of misstand;
   – een verwijt of bezwaar over een beslissing die de ICJenV neemt bij de uitvoering van een onderzoek;
   – een verwijt of een bezwaar over een advies dat de ICJenV uitbrengt naar aanleiding van een melding;
   – een verwijt of een bezwaar over een oordeel dat de ICJenV velt over een gedane melding.

Artikel 2

De ICJenV zorgt voor een behoorlijke behandeling van klachten over zijn gedragingen.

Hoofdstuk 2 De behandeling van klaagschriften

Artikel 3

1. Klachten kunnen alleen schriftelijk en in de Nederlandse taal worden ingediend bij de secretaris van de ICJenV.
2. Een klacht bestaat ten minste uit:
   – de naam van de klager en het mail- of postadres waarop klager bereikbaar is en eventueel de naam en contactgegevens van de raadsman/gemachtigde;
   – de datum waarop de klacht wordt ingediend;
   – een concrete en zakelijke omschrijving van het gedrag waar de klacht over gaat.
3. Een klacht wordt gestuurd naar:
   – ICJenV
   t.a.v. de secretaris
   Postbus 556
   2501 CN Den Haag
   óf
   – per e-mail aan: meldpunt@integriteitscommissiejenv.nl
4. Als een schriftelijke klacht betrekking heeft op een gedraging van of namens de ICJenV tegen de klager en de klacht voldoet aan de eisen zoals beschreven in het eerste en het tweede lid, zijn de artikelen 4 tot en met 12 van toepassing.
5. Klachten die niet voldoen aan de eisen zoals gesteld in het eerste en het tweede lid van dit artikel worden teruggestuurd aan klager waarbij klager wordt gemeld dat de klacht – onder vermelding van de ontbrekende informatie – vooralsnog niet in behandeling wordt genomen. De klager wordt daarbij in de gelegenheid gesteld om zijn verzuim binnen twee weken na dagtekening van de brief te herstellen.

Artikel 4

1. Zodra de ICJenV naar tevredenheid van de klager aan diens klacht tegemoet is gekomen, vervalt de verplichting tot het verder toepassen van dit hoofdstuk.
2. Het naar tevredenheid van de klager tegemoetkomen aan een klacht wordt schriftelijk bevestigd door de ICJenV.

Artikel 5

1. De secretaris van de ICJenV bevestigt de ontvangst van de klacht binnen een week na ontvangst.
2. De ontvangstbevestiging bevat in ieder geval de volgende gegevens:
   a) de datum waarop de klacht is ontvangen;
   b) de termijn waarbinnen de klacht zal worden afgehandeld;
   c) de naam en het telefoonnummer van de klachtbehandelaar;
   d) een omschrijving van de klacht;
   e) de procedure van hoor en wederhoor;
   f) deze klachtregeling.

Artikel 6

1. De behandeling van de klacht geschiedt door een persoon die niet bij de gedraging waarop de klacht betrekking heeft, betrokken is geweest.
2. De voorzitter van de ICJenV treedt op als klachtenfunctionaris en behandelt klachten over mensen die werken onder de verantwoordelijkheid van de ICJenV en die geen lid zijn van de ICJenV. De klachtenfunctionaris kan zich laten bijstaan.
3. Als de ICJenV dit noodzakelijk vindt of als de klacht gaat over het gedrag van de voorzitter of de leden van de ICJenV, kan de ICJenV bepalen dat de behandeling van een klacht wordt uitgevoerd door een onafhankelijke klachtenfunctionaris zoals beschreven in hoofdstuk drie van deze klachtenregeling.

Artikel 7

1. De klachtenfunctionaris beslist binnen uiterlijk twee weken na ontvangst van de schriftelijke klacht of de klacht al dan niet ontvankelijk is. Als een klacht niet ontvankelijk is, is de ICJenV niet verplicht de klacht in behandeling te nemen
2. Een klacht is niet-ontvankelijk als:
   a) eenduidig vaststaat dat niet de ICJenV, dan wel iemand die werkzaam is onder verantwoordelijkheid van de ICJenV, onderwerp van de klacht is maar een derde partij;
   b) de klacht betrekking heeft op een gedraging die reeds eerder met inachtneming van het ICJenV
   geldende klachtenregeling is behandeld;
   c) de klacht betrekking heeft op een gedraging die langer dan een jaar voor de indiening van de klacht heeft plaatsgevonden;
   d) het belang van de klager dan wel het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende is;
   e) de klacht betrekking heeft op een gedraging die door het instellen van een procedure aan het oordeel van een andere rechterlijke instantie dan wel een administratieve rechter onderworpen is dan wel onderworpen is geweest;
   f) ter zake daarvan een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is, of als het gedrag deel uitmaakt van de opsporing of vervolging van een strafbaar feit en ter zake van dat feit een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is;
   g) de klacht niet de elementen bevat zoals bedoeld in artikel 3, lid 2, waarbij de klager gedurende een redelijke termijn de gelegenheid heeft gehad het klaagschrift aan te vullen.
3. Van het niet in behandeling nemen van de klacht wordt de klager zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van het klaagschrift schriftelijk geïnformeerd.

Artikel 8

Aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, wordt een afschrift van het klaagschrift en van de daarbij meegezonden stukken gestuurd.

Artikel 9

1. De klachtenfunctionaris stelt de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, in de gelegenheid een mondelinge toelichting te geven op de klacht. Naar het oordeel van de klachtenfunctionaris
   gebeurt dit al dan niet in elkaars aanwezigheid. In overleg met de betrokkene kan het horen telefonisch of via een video-verbinding plaatsvinden.
2. Zowel klager als aangeklaagde hebben recht op inzage in alle stukken die betrekking hebben op de klacht. Op verzoek kunnen zowel de klager als aangeklaagde kosteloos afschriften van deze stukken krijgen.
3. Van het horen van de klager en degene op wiens gedrag de klacht betrekking heeft, kan worden afgezien als de klacht kennelijk ongegrond is of als betrokkenen hebben verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord.
4. Van het horen wordt een schriftelijk verslag gemaakt. Dit verslag wordt toegestuurd aan de klager en betrokkene. Zij kunnen desgewenst binnen een termijn van een week een reactie geven op het verslag.

Artikel 10

1. De ICJenV handelt de klacht af binnen zes weken of – als hoofdstuk 3 van toepassing is – binnen tien weken na ontvankelijkheidsverklaring van de klacht.
2. Als de in lid 1 genoemde termijn niet wordt gehaald, stelt de klachtenfunctionaris klager en betrokkene hiervan schriftelijk op de hoogte onder vermelding van de reden van vertraging in de klachtbehandeling en de nieuwe (redelijke) termijn waarbinnen het advies over de klacht wordt uitgebracht.

Artikel 11

1. Als de klager of betrokkene niet voldoet aan het verzoek van de klachtenfunctionaris om te verschijnen, inlichtingen te geven, stukken te over leggen of anderszins mee te werken aan het onderzoek, handelt de klachtenfunctionaris de klacht af op basis van de beschikbare gegevens.
2. De klachtenfunctionaris stelt klager en betrokkene schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht, het oordeel over het gedrag waarover geklaagd wordt en de eventuele conclusies die daaraan worden verbonden.
3. De klachtenfunctionaris streeft in eerste instantie naar een minnelijke schikking tussen de klager en de betrokkene.
4. De klachtenfunctionaris kan een klacht gegrond, deels gegrond of ongegrond verklaren. Een gegronde of deels gegronde klacht kan de klachtenfunctionaris vergezeld doen gaan van een advies dat gericht is op het treffen van maatregelen om een soortgelijke klacht in de toekomst te voorkomen.

Artikel 12

De ICJenV zorgt voor registratie van de ingediende schriftelijke klachten en neemt deze op in de rapportage over de werkzaamheden aan de minister van Justitie en Veiligheid.

Hoofdstuk 3 Aanvullende bepalingen voor een klachtadviesprocedure

Artikel 13

De in dit hoofdstuk geregelde procedure voor de behandeling van klachten wordt in aanvulling op hoofdstuk 2 gevolgd als de ICJenV dit besluit.

Artikel 14

1. Bij besluit van de ICJenV kan een onafhankelijke klachtenfunctionaris worden belast met de behandeling van en de advisering over klachten.
2. De ICJenV kan deze klachtenfunctionaris alleen in het algemeen instructies geven.

Artikel 15

1. Bij het bericht van ontvangst, bedoeld in artikel 5, wordt vermeld dat een klachtenfunctionaris over de klacht zal adviseren.
2. Het horen van betrokkenen geschiedt door de in artikel 14 bedoelde klachtenfunctionaris.
3. De klachtenfunctionaris beslist over de toepassing van de bepalingen in hoofdstuk 2.
4. De klachtenfunctionaris zendt een rapport van bevindingen, vergezeld van een advies en eventuele aanbevelingen, aan de ICJenV.

Artikel 16

Indien de conclusies van de ICJenV afwijken van het advies, wordt in de conclusies de reden voor die afwijking vermeld en wordt het advies meegezonden met de kennisgeving bedoeld in artikel 11.

Hoofdstuk 4 Slotbepalingen

Artikel 17

De dossiers die ten behoeve van de klachtbehandeling zijn gevormd, worden gedurende een termijn van één jaar na afdoening van de klacht bewaard. Als een klacht betrekking heeft op een door de ICJenV uitgevoerd onderzoek gaat de bewaartermijn van één jaar in op de datum dat de ICJenV haar rapport met bevindingen en adviezen uitbrengt aan de hoogste leiding van het organisatieonderdeel waarop de melding of klacht betrekking heeft.

Artikel 18

In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist de voorzitter van de ICJenV.

Artikel 19

Deze regeling kan worden gewijzigd of ingetrokken door de ICJenV.

Artikel 20

Deze regeling wordt op verzoek aan belangstellenden ter beschikking gesteld.

Artikel 21

Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 mei 2020 en is van kracht voor de duur van benoeming van de ICJenV.